Cambio en el Equipo: del Estrés a la Eficiencia

Transformación exitosa de caos operativo a productividad y bienestar en el área de Comunicación Corporativa de una gran empresa energética

Impacto y Beneficios

Reducción X2 Tiempo de Ciclos

Desde la ejecución hasta que se aprueba el entregable

30 % Reducción de Reprocesos

Porcentaje de entregables completadas a la primera

25% Reducción de Sobrecarga

Número de tareas en progreso por persona

¿De dónde partimos?

Un equipo de 17 personas se veía abrumado diariamente por tareas marcadas como urgentes, sin un sistema claro para diferenciar las prioridades. La falta de criterios unificados y reglas claras para la gestión de trabajos llevaba a que muchos trabajos quedaran en el limbo.

La validación era un punto crítico: se acumulaba, exigían cambios rápidos y, a menudo, inmediatos. El equipo pasaba el 80% de su tiempo esperando por validaciones, basadas en instrucciones vagas y feedbacks incompletos, lo que daba lugar a múltiples interpretaciones y falta de coherencia.

Los pequeños entregables se perdían, quedando sin visibilidad y sin métricas para una toma de decisiones efectiva, lo que resultaba en tareas críticas sin priorizar y emergencias constantes.

El trabajo estaba mal distribuido, con algunos miembros del equipo sobrecargados y otros subutilizados. Además, el equipo mostraba una notable dificultad para adaptarse a cambios, con procesos rígidos y una planificación inflexible.

La lentitud en responder a imprevistos y una resistencia organizacional al cambio agregaban más retos, afectando el rendimiento y los resultados. Este contexto nos presentaba un desafío considerable: convertir un entorno de trabajo desordenado y resistente al cambio en uno eficiente y adaptable.

Herramienta de ClickUp mostrando tareas de análitica y gestión de un equipo corporativo.

¿Cómo se llegó a esta situación?

La situación compleja del departamento de comunicación de la empresa energética tenía sus raíces en una serie de factores críticos. Primero y fundamentalmente, el equipo carecía de experiencia en gestión de este tipo de operaciones. Su enfoque estaba centrado en resolver las tareas del día a día, apagando fuegos constantemente, sin un proceso estructurado de gestión.

La diversidad de trabajos y tareas que manejaban era amplia, pero no había una distinción clara entre lo urgente y lo importante. Se daba el mismo peso a objetivos grandes como a pequeñas tareas, resultando en una descomposición caótica de los entregables. Esta falta de priorización hacía que se pusiera tanto empeño en una tarea menor como en un entregable de varias semanas.

La ausencia de un registro objetivo de datos contribuía a análisis subjetivos y sesgados. Las nuevas ideas, que eran abundantes, se ejecutaban sin una evaluación previa, impidiendo medir el impacto real de su implementación. Esta forma de trabajar llevaba a la ambigüedad en cuanto a la finalización de los entregables. A menudo, lo que el equipo consideraba completo era revisado por el cliente interno, quien añadía nuevas peticiones o requisitos.

Esta falta de conciencia sobre cómo su metodología de trabajo generaba caos era un problema en sí mismo. Los bloqueos en el flujo de trabajo no se gestionaban adecuadamente; cuando surgían, el equipo simplemente se desplazaba a otra actividad, volviendo a la tarea bloqueada solo cuando se convertía en urgente.

En resumen, la combinación de una falta de experiencia en gestión, un enfoque en apagar fuegos del día a día, una mala diferenciación de prioridades y una gestión deficiente de los datos e ideas nuevas, llevó al equipo a un estado de constante estrés y sensación de ineficiencia.

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¿Qué hicimos?

Ante los desafíos identificados en el departamento de comunicación de la empresa energética, implementamos una serie de soluciones estratégicas para optimizar su gestión. Comenzamos centralizando todos los trabajos en una única vista, lo que permitió una mejor organización y seguimiento de las tareas. Para facilitar la gestión, creamos dashboards y gráficos específicos que proporcionaban una visión clara del estado y progreso de cada proyecto.

Establecimos una jerarquía de entregables, descomponiendo cada objetivo en entregables específicos y, a su vez, en tareas individuales. Esta estructura permitía un enfoque más claro y una mejor asignación de recursos. Además, clasificamos los trabajos por tipo de servicio, especializando los entregables según las necesidades específicas de cada área.

Desarrollamos un nuevo flujo de trabajo por tipo de servicio, integrando elementos comunes entre todas las categorías pero adaptándolos a las particularidades de cada área. Con los datos registrados en los dashboards, comenzamos a analizar métricas clave para tomar decisiones más informadas y efectivas, identificando áreas donde el tiempo de ejecución excedía lo previsto.

Optimizamos el uso de Click-Up, la herramienta de gestión que ya utilizaba el equipo, integrándola con otras herramientas de MS Office para una mejor sincronización y eficiencia. Cada entregable fue asignado a un responsable claro, asegurando la rendición de cuentas desde el inicio hasta la conclusión del proyecto.

Los tipos de trabajos se clasificaron en categorías como editoriales, notas informativas, eventos corporativos y diseño, lo que ayudó a una mejor organización y especialización. Por último, definimos un modelo de reuniones de coordinación y priorización, con alta frecuencia pero de gran eficiencia. Cada reunión tenía objetivos claros, roles definidos para los asistentes, y una preparación previa para maximizar su efectividad.

Estas acciones, enfocadas en la optimización del flujo de trabajo y la claridad en la gestión de proyectos, marcaron un punto de inflexión en la forma en que el departamento de comunicación abordaba sus operaciones diarias.

¿Qué conseguimos?

Uno de los cambios más notables fue la reducción a la mitad del tiempo de ciclo, es decir, el tiempo total desde el inicio hasta la finalización de un entregable. Al limitar el número de tareas en las que se trabaja simultáneamente, se evitó la sobrecarga de trabajo, reduciendo el estrés del equipo. Esto se tradujo en un aumento en la productividad general y aseguró que las tareas se completaran más rápidamente y con mayor eficiencia.

Además, este enfoque estructurado mejoró significativamente la calidad de las entregas. La probabilidad de que las tareas se realizaran correctamente desde el principio aumentó y se redujo los reprocesos cerca de un tercio con respecto a la situación de partida. Con una visibilidad y transparencia mejoradas con respecto a los trabajos en marcha, todos los miembros del equipo pudieron monitorear el estado y el progreso de las tareas, facilitando una comunicación y colaboración más efectivas incluso fuera de las fronteras del equipo.

La adaptabilidad y capacidad de respuesta del equipo también experimentaron una mejora notable. Pudieron reaccionar de manera rápida y efectiva ante cambios inesperados o emergencias, un aspecto crucial en un entorno de tantas peticiones caóticas hacia el área de comunicación. Estas mejoras crearon un entorno de trabajo más dinámico y enfocado en la calidad y la eficiencia, marcando un cambio positivo y sustancial en la operativa del departamento.

Nos gustaría conocerte.