Gráfico que ilustra las etapas de la gestión de portfolio, desde la selección hasta el QBR y el alineamiento de la empresa

¿Has detectado que en tu empresa tenéis demasiados trabajos en marcha en relación con los recursos y personas que forman parte del equipo? ¿Estáis ejecutando trabajos que no son prioritarios y penalizando otros que aportarían más valor? ¿No está claro quién define las prioridades, cómo se deciden y de qué manera se comunican? ¿Os gustaría incorporar nuevas iniciativas e ideas, pero os limita la capacidad de recursos disponibles para hacerlo? ¿Puede existir cierta contradicción entre lo que estáis trabajando y la estrategia definida por la organización?

Si tus respuestas son mayoritariamente afirmativas, es probable que tu empresa necesite revisar el proceso de portfolio management. En este post explicaremos en qué consiste este proceso. Sin embargo, antes de comenzar, queremos aclarar que los conceptos aquí detallados en ningún caso son correctos o incorrectos. Cada persona o compañía puede utilizar libremente su propia terminología, y esta es, simplemente, la que aplicamos en Dipnoi Partners.

¿Qué es un Portfolio?

El Product Portfolio es el conjunto de productos que se están ejecutando, y aquellos que se piensa ejecutar, en una empresa o unidad de negocio con el objetivo de alcanzar los objetivos establecidos.

Analicemos conceptos:

1. Productos: dónde estamos invirtiendo presupuesto y asignando a los equipos de producto.
2. Incluye los productos que ya tenemos en marcha y los potenciales a ejecutar.
3. Muestra el alineamiento entre estrategia (qué pensamos hacer) y ejecución (qué estamos haciendo).

En una empresa existen varios portfolios interrelacionados entre sí a través de una relación jerárquica. En el extremo superior se encuentran los productos más estratégicos y, en línea descendiente esos productos se van dividiendo en partes más pequeñas que se convierten en los diversos productos de las líneas de negocio.

Podríamos decir que se trata de algo similar a la jerarquía de OKRs, que se establece desde el propósito de una organización hasta los key results trimestrales de un individuo.

¿Qué es Product Portfolio Management?

El Product Portfolio Management es la toma de decisiones que establece en qué productos se invierte la capacidad de los equipos de producto, el presupuesto y otros recursos.
Para llevar a cabo este proceso se necesitan 4 elementos:

  1. ¿Dónde invertir?
  2. ¿Qué invertir?
  3. ¿Quién invierte?
  4. ¿Cómo se invierte?

¿Dónde invertir?

Aquí hablamos de los productos a ejecutar. En este sentido, los productos necesitan de equipos, presupuestos y recursos para poder ser desarrollados. Y nos encontramos con que las opciones de productos donde invertir son mayores que la disponibilidad de equipos o presupuesto. Por lo general, hay ideas y alternativas para varios meses o años de trabajo. En un entorno tecnológico como el actual las oportunidades son cada vez mayores. Esto nos obliga a priorizar. Y esta elección implica un proceso doloroso de renunciar a otras muchas inversiones o asignaciones. Este entorno dinámico exige una capacidad de adaptación continua que revise dónde se está invirtiendo el presupuesto y la capacidad de los equipos. Es decir, requiere de una reevaluación constante que examine cuál es el portfolio de productos que mejor permite cumplir los objetivos estratégicos. Es por eso que el product portfolio management cada vez adquiere una relevancia mayor para el éxito de las empresas.

PARA REFLEXIONAR
¿Tiene tu empresa visibilidad colectiva de todos los productos que están en marcha?
¿Consideras que son los más prioritarios a día de hoy?
Para cada uno de ellos, ¿está claro el valor que aporta?

¿Qué invertir?

Los recursos de una organización no solo son financieros.También son recursos las instalaciones, los materiales, la tecnología, la infraestructura, entre otros. Y, además, necesitamos del talento de las personas y equipos, tanto internos como externos a la empresa. De hecho, en muchas organizaciones, es el talento y no el presupuesto lo que limita en qué productos invertir. La misión del Product Portfolio Management es optimizar el uso de la capacidad de los recursos y el talento, garantizando que estén asignados a los productos prioritarios y alineados a los objetivos de la organización.

PARA REFLEXIONAR
¿Cuáles son los recursos y los perfiles de talento que invierte tu organización?
¿Cuál de ellos limita los resultados del portfolio?
¿Crees que en tu empresa se está invirtiendo en las iniciativas adecuadas?
¿A qué se ha renunciado? O quizás, ¿a qué se debería renunciar?

¿Quién invierte?

En una empresa o unidad de negocio las decisiones sobre en qué productos se asignan los equipos y presupuestos recae en un comité de portfolio, llamado portfolio board.

Una de las claves del éxito del Product Portfolio Management es el alineamiento del portfolio board. Por ejemplo, que todos tengan clara la estrategia y objetivos para que, en caso de controversia, se puedan contrastar sus opiniones y puntos de vista con ese marco estratégico. Una limitación muy extendida es la carencia de espacios para que el portfolio board pueda compartir sus puntos de vista sobre los impactos y riesgos relacionados con dónde invertir la capacidad de la empresa.

PARA REFLEXIONAR
¿Quiénes conforman el portfolio board de tu empresa o unidad de negocio?
¿Qué mejorarías de la dinámica de decisión de este comité?
Gráfico de proceso de gestión de portafolio mostrando la selección y asignación enfocada en productos y estrategia empresarial

¿Cómo se invierte?

Hace referencia al proceso de gestión. ¿Qué repercusiones tiene para la empresa o unidad de negocio que se invierta en los productos erróneos, o que se deje de invertir en las mejores oportunidades?

El resultado del proceso de Product Portfolio Management se obtiene cuando en cada momento se está invirtiendo el tiempo de los equipos y el presupuesto en aquellos productos que más alineados están con los intereses y objetivos de la empresa o unidad de negocio.

Insistimos, en cada momento. Esto implica aplicar el proceso en ciclos lo más cortos posible, generalmente trimestrales.

Proceso de Portfolio Management

La ejecución del proceso atraviesa por diferentes fases:

Identificar qué productos ejecutar
Además de identificar los productos que tenemos intención de llevar a cabo, también hay que considerar aquellos que se están ejecutando y debemos paralizar o simplemente descartar porque las prioridades han cambiado. El alineamiento estratégico es fundamental en esta etapa.
Evaluar la aportación de cada producto
¿Cuál es el beneficio que aporta cada producto de manera individual? ¿Qué necesidades de inversión de equipos y presupuesto exigen? ¿Qué riesgos y dependencias hacen que sea más o menos complejo conseguir los objetivos del producto al final del trimestre? En esta etapa debemos evaluar cada producto de manera individual para ver su aportación a la estrategia de la organización.
Seleccionar los más relevantes
Implica limitar el número de productos que se van a ejecutar en función de la capacidad de la empresa o unidad de negocio. Hay que considerar que la selección conlleva también un equilibrio entre productos para clientes o productos internos, o entre productos a corto plazo y productos a largo plazo.
Priorizar la lista elegida
Establecemos una jerarquía para que siempre se esté trabajando en los productos prioritarios. Por ejemplo, si el producto 1 en la lista requiere de más recursos, entonces deberemos desviar dichos recursos desde los productos con menos prioridad.
Autorizar y comunicar oficialmente que se ejecuten
Implica alinear a toda la organización en las prioridades decididas. Es autorizar un plan de ejecución para el siguiente período, normalmente un trimestre. En esta etapa se da la oportunidad de que cualquier área de la empresa implicada pueda compartir su opinión sobre las restricciones y riesgos acerca del plan de portfolio.
Seguimiento para ajustar desviaciones
Hacer un seguimiento nos ayuda a tomar decisiones a medida que se ejecuta el plan de portfolio. Requiere reasignar capacidad, gestionar dependencias y riesgos o negociar cambios con los implicados.
PARA REFLEXIONAR
¿Cómo de eficiente es cada etapa del proceso de Product Portfolio Management en tu empresa o unidad de negocio?
¿Cuáles son las 2 acciones prioritarias que decidirías para mejorar la ejecución de este proceso?

Conclusiones

El portfolio management nos permite decidir en qué productos es más conveniente invertir la capacidad de los equipos de producto.

El proceso permite:

  • Asignar capacidad de equipos y presupuesto solo a los productos que más interesan ejecutar
  • Garantizar que solo se están ejecutando los productos más prioritarios
  • Las prioridades están alineadas en todos los equipos de producto
  • Los productos en marcha están alineados con la estrategia de la empresa
  • En un entorno tan cambiante como el actual debemos buscar el mecanismo que nos permite ir moviendo, fácilmente y de forma ágil, a los equipos de producto y los presupuestos de unas oportunidades de producto hacia otras mejores.

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